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使用记录 (工作日志) :记载仪器设备日常工作情况, 包括每次使用的操作人员、操作时间、工作内容、运行情况及结果等。工作日志是追溯仪器设备使用状态和折旧的依据之一。
②履历表:主要内容有:当前的处所、维护保养计划及记录 (包括维护保养的内容, 维修时的故障现象、原因、排除故障采取的措施) 、所有校准/检定的记录、技术改造记录等。履历表是仪器设备性能的历史记录, 是考核其长期稳定性的依据之一。每一台仪器设备均应具有性标识, 标识可以是分析仪器的出厂序列号, 若因铭牌脱落等原因, 无法获得序列号, 应采用其他方式重新赋予该仪器一个的编号, 这个编号也可以是实验室自行编制的设备号等。对类似于玻璃量器一类的设备, 出厂时绝大部分均无序列号, 实验室可以自行编号, 加贴于玻璃量器上, 以表明其性。曾经在某些实验室认可评审时发现, 由于建立了多个体系, 每个体系均按照各自的要求对仪器设备进行编号, 结果在一台仪器上有2个甚至4个编号的情况, 使得仪器设备的编号无法做到。在这种情况下, 应以某一个体系为主线, 将其他内容要求加进去, 将标识的要求加以统一, 避免一台仪器多个标识而不的现象出现。此外检定或校准上仪器设备的编号应与仪器上的编号相一致。当有些仪器设备不适宜在其表面粘贴性标识时, 如砝码, 可贴于砝码的盒子上。
9. 校准状态管理
每一台仪器设备及辅助设备应有校准状态标识表明其所处的校准状态, 一般可采用加贴标签的方式。校准状态标识应包含:校准日期、再校准或失效日期, 有的还包括校准单位。具体内容可由检定或校准上的信息获得。按功能性使用的辅助设备, 一般无需检定/校准, 只要检查功能正常即可加贴状态标识, 如冰箱、计算机等, 但应保持检查记录。对于内部校准或核查的仪器, 可由内部校准或核查的记录或上的信息获得。标签的形式:通常, 绿色表示设备经过检定合格, 或经过校准, 并通过结果确认表明满足预期要求, 或表明设备功能正常。黄色表示准用, 一种情况是检定不合格, 部分指标不符合检定规程的要求, 但仍能满足使用要求, 可降级使用;另一种情况是多功能或多量程或模块化的分析仪器, 部分功能、量程或模块已损坏, 但使用的部分完好, 且性能满足使用要求。红色表示停用, 表明仪器已完全损坏, 或检定不合格, 且经检定/校准结果确认后, 计量性能或功能不能满足使用要求。
五、小结
分析仪器设备的管理, 综合起来就是买好、用好、管好。主要是做好以下几方面的工作:包括合理配备, 正确使用, 性能保持;做好仪器设备处置、运输、使用和维护管理;检定/校准以及核查的管理;性和校准状态标识管理;设备档案管理;避免不合格设备误用。确保每台分析仪器设备在受控状态下的正常使用, 确保出具的数据准确可靠。
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